Hintergrund

• Stammdaten sind überwiegend unverändliche Basisdaten, die in verschiedenen Systemen und Prozessen regelmäßig verwendet werden.
• Somit sind Schulstammdaten die Basisdaten zur Verwaltung von Schulen – u.a. zu Standort/Gebäude,  Kontaktinformationen und Ausstattung.
• In Leipzig führt das Amt für Schule als kommunaler Schulträger die Schulstammdaten – genutzt werden diese allerdings auch von anderen Ämtern.
• Das Amt für Schule steht im Rahmen eines umfassenden Digitalisierungsprozesses vor der Aufgabe, ein effizientes Primärsystem zur Verwaltung seiner Stammdaten einzuführen.
• Dieses Primärsystem soll durch verschiedene Stakeholder genutzt werden – neben den städtischen Mitarbeitenden sollen auch die kommunalen Schulen daran angebunden werden.
• Ferner soll es sowohl mit anderen Systemen der Stadt Leipzig als auch mit denen des Landes Sachsen Daten austauschen können.

Zu diesem Zweck ist das Amt für Schule an Come2Data herangetreten: Wir haben die Anforderungen an ein solches Primärsystem erarbeitet, um auf dieser Basis ein Umsetzungsprojekt zu planen.

die wichtigsten Aspekte des Projekts

• Datenmodellierung
  • Welche Daten sollen im Stammdatensystem verwaltet werden?
  • Wie genau sind die entsprechenden Entitäten, Attribute und Relationen zu modellieren?
• Datenintegration
  • Wie können die teils stark heterogenen und redundanten Daten sinnvoll im Primärsystem integriert werden?
  • Wie ist diese Integration technisch umzusetzen?
• Rollen und Rechte
  • Wer entscheidet über die Inhalte der zentralen Datenbank, die alle Informationen verbindlich zusammenführt – dem Single Point of Truth?
  • Welche Personen bzw. Institutionen haben mit welchen Rechten Zugriff auf die Daten?
  • Wie stellt man sicher, dass das System alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert (Revisionsfähigkeit) und mehrere Nutzende unabhängig aber sicher verwaltet (Mandantenfähigkeit)?
• Datenauswertung und Reporting
  • Welche Analysen sollen auf Basis der Stammdaten durchgeführt werden?
  • Wie sollen diese Ergebnisse bereitgestellt werden (z.B. Web-Oberfälche oder API)?
• Schnittstellen und Erweiterbarkeit
  • Mit welchen Systemen und Schnittstellen – sowohl innerhalb der Stadtverwaltung als auch außerhalb – soll das Primärsystem kompatibel sein?
• organisatorische und technische Maßnahmen
  • Welche Vorgaben der Stadt Leipzig, des Landes Sachsen und des Bundes sind einzuhalten?

besondere Herausforderung

• Bei der Zusammenführung von Datenquellen treten oft Inkonsistenzen auf – etwa aufgrund unterschiedlicher Schreibweisen oder Formate.
• Management von Stammdaten schafft hier Abhilfe, indem es zentrale, einheitliche Referenzdaten im Primärsystem – dem Single Point of Truth – zusammenführt, auf das wiederum alle Mitarbeitenden des Amtes für Schule zugreifen.
• So stellt man sicher, dass identische Objekte stets gleich bezeichnet und eindeutig identifiziert werden können.
• Stammdaten bilden also die Grundlage für sowohl eine hohe Datenqualität als auch konsistente und interoperable Datensysteme.

wie wir geholfen haben

• In enger Zusammenarbeit mit dem Amt für Schule hat Come2Data ein erstes relationales Datenmodell erstellt, auf dessen Basis die weitere Umsetzung erfolgen kann.
• In diesem Zusammenhang haben wir auch Grundlagen zu Datenarten, Datenmodellierung und Datenbanksystemen vermittelt.
• Schließlich haben wir das weitere Vorgehen skizziert, potenzielle Werkzeuge zur Umsetzung vorgestellt sowie auf mögliche Schwierigkeiten im Umsetzungsprozess hingewiesen.

Ergebnis und Wirkung

• Die Verwaltung hat ein klareres Verständnis darüber gewonnen, wie sie Schulstammdaten künftig effizient und konsistent verwalten kann.
• So konnte Come2Data dazu beitragen, Grundlagen für eine nachhaltige und interoperable Dateninfrastruktur zu schaffen.
• Wichtig war die Erkenntnis, dass die eigentliche Herausforderung nicht unbedingt technischer Natur ist, sondern vielmehr in der Klärung von Organisation, Datenhoheit und -qualität sowie Verantwortlichkeiten liegt.

warum das wichtig ist

• Der Use Case zeigt: Come2Data stärkt die öffentliche Verwaltung, indem es Zusammenhänge sichtbar gemacht und Wissen vermittelt, die auf dem Weg zu digitaleren, interoperablen und effizienteren Strukturen nötig sind.
• Zugleich helfen wir dabei, unterschiedliche Kompetenz- und Wissensstände im Umgang mit Daten auszugleichen – eine Herausforderung, die in Wissenschaft und Verwaltung gleichermaßen besteht.

Als dauerhaftes Zentrum kann Come2Data die Verwaltung dabei befähigen, langfristig mit neuen Anforderungen rund um Daten Schritt zu halten.